Os documentos finalizados ficam armazenados no eBox Sign por um período que depende do seu plano, conforme os Termos de Uso. Este artigo explica a política de armazenamento e o aviso enviado antes da exclusão.
Períodos por plano
- Plano Grátis: os documentos ficam armazenados por 12 meses.
- Planos pagos (Essencial, Padrão e Corporativo): os documentos ficam armazenados por 60 meses.
O prazo é contado a partir da conclusão do envelope. Cada plano mostra a sua política de armazenamento no card correspondente, na tela Meu Plano.
Aviso antes da exclusão
Antes de um documento ser excluído pela política de armazenamento, você recebe um aviso, por e-mail e dentro da plataforma, com antecedência. Na lista de envelopes e nos detalhes do envelope, um indicador mostra a situação:
- Exclusão em (data): o documento está dentro do prazo de aviso e será excluído na data indicada.
- Excluído: o arquivo do documento já foi removido pela política de armazenamento.
O que é mantido
A exclusão remove o arquivo do documento. O registro do envelope e a sua trilha de auditoria são preservados, de modo que o histórico da assinatura continua disponível para consulta.
Quem recebeu o documento também continua podendo conferir a assinatura na página de validação do eBox Sign, pelo código do rodapé ou enviando o PDF assinado. O resultado informa que o documento foi assinado no eBox Sign e que os arquivos foram removidos pela política de armazenamento. Veja O que significa cada resultado da validação de documento.
Provas de autenticação
Quando um destinatário é obrigado a apresentar uma Selfie, a foto capturada é uma prova do envelope e segue o mesmo prazo dos documentos. Ela é apagada junto com eles, e não fica guardada pelo prazo mais longo que vale para a trilha de auditoria.
Depois da exclusão, o registro de quem assinou, quando, de qual endereço IP e de qual dispositivo continua disponível. A imagem, não.
Mudança de plano
Se a conta volta para o plano gratuito, passa a valer o período de armazenamento do plano Grátis. Por isso, documentos mais antigos podem entrar no prazo de aviso de exclusão. Veja Como cancelar ou reativar sua assinatura.
Dicas
- Atenção: ao receber o aviso de exclusão, baixe os documentos que precisar guardar fora da plataforma.
- Importante: após a exclusão do arquivo, o download do documento deixa de estar disponível, mas o histórico do envelope permanece.
- Atenção: o dossiê de auditoria traz a imagem da Selfie. Baixe o dossiê junto com o documento se precisar guardar a prova fora da plataforma.