O envelope é o elemento central do eBox Sign. Ele agrupa os documentos que precisam ser assinados e define quem são os destinatários. Neste artigo, você vai aprender a criar um envelope do início ao fim.
Pré-requisitos
- Ter uma conta ativa no eBox Sign
- Ter a permissão de criação de envelopes
- Ter pelo menos um documento em formato PDF, Word, Powerpoint, Imagens ou Texto
Passo a passo
A criação de envelope é dividida em três etapas:
Etapa 1: Arquivos
-
Clique no botão Novo Envio no Dashboard ou na lista de envelopes.
-
Arraste seus documentos para a área de upload ou clique em Selecionar Arquivos.
- Aguarde o processamento dos documentos. Você pode adicionar múltiplos arquivos.
- Clique em Avançar para avançar para a etapa de destinatários.
Etapa 2: Destinatários
-
Adicione um destinatário manualmente ou selecione um pré-existente da lista de contatos.
-
Informe o E-mail do destinatário e, se for notificá-lo por WhatsApp, também o Celular.
- Defina a Ação ou Qualificação do destinatário (Assinar, Aprovar, Testemunhar, etc.).
- Informe o Nome do destinatário. A chave Permitir que o destinatário edite os próprios dados antes de assinar decide quem preenche CPF e data de nascimento: com ela desligada, você informa os dados aqui e o destinatário não poderá alterá-los na hora de assinar.
- Em Como este destinatário será notificado?, marque ao menos um canal, E-mail ou WhatsApp. O canal marcado leva o link do documento e o código de uso único que confirma a assinatura.
- Para exigir algo além do código, abra Autenticações avançadas e marque o que for necessário. São opcionais e somam-se ao código, nunca o substituem. Veja Como exigir autenticação do destinatário.
- Clique em Adicionar e depois em Avançar para avançar para a finalização.
Etapa 3: Finalização
-
Preencha o Assunto do envelope (aparecerá no e-mail enviado aos destinatários).
- Selecione a pasta onde o envelope será armazenado (se disponível).
- Escreva uma Mensagem para os destinatários.
- Defina se deseja permitir recusa dos destinatários.
- Configure a data de expiração do envelope.
- Configure os lembretes automáticos para destinatários que ainda não assinaram.
- Opcionalmente, agende o envio para uma data futura usando o botão de agendamento.
- Revise as informações e clique em Enviar para enviar ou agendar o envelope imediatamente.
Dicas
- Você pode salvar o envelope como rascunho a qualquer momento e voltar a editá-lo depois.
- Use a lista de contatos para agilizar a adição de destinatários que você envia documentos com frequência.
- Importante: Após o envio, o envelope não pode ser editado. Você pode cancelá-lo e criar um novo, se necessário.
- Atenção: o SMS não é oferecido como canal de notificação nem como forma de entregar o código de acesso.
- Atenção: se o PDF que você enviar já tiver assinaturas digitais feitas em outra plataforma, elas saem do documento quando o eBox Sign prepara o novo ciclo de assinaturas. O arquivo original continua guardado do jeito que chegou e fica disponível para download. Veja Enviei um PDF que já tinha assinaturas digitais: o que acontece com elas?.