Ao adicionar um destinatário a um envelope, você decide como aquela pessoa vai comprovar a identidade dela antes de assinar. A escolha é feita em duas partes: o canal que notifica o destinatário e as autenticações avançadas. Este artigo explica as duas.
Pré-requisitos
- Ter permissão para criar envelopes
- Alguns métodos exigem plano pago. Veja Conheça os planos do eBox Sign
O canal de notificação também entrega o código
No diálogo do destinatário, em Como este destinatário será notificado?, marque ao menos um canal:
- E-mail: comprova que o signatário tem acesso à caixa de e-mail informada.
- WhatsApp: comprova que o signatário tem acesso ao número de WhatsApp informado.
O canal marcado leva as duas coisas: o link do documento e o código de uso único que confirma a assinatura. Você não precisa escolher separadamente por onde o código vai chegar.
Marcar mais de um canal é permitido. Deixar todos em branco, não: a seleção é recusada com o aviso Selecione ao menos um canal de notificação.
O link do documento já é pessoal e temporário
Antes de qualquer autenticação avançada, o próprio link já funciona como uma barreira. Ele carrega um código cifrado, válido só para aquele destinatário naquele envelope, que não pode ser adivinhado nem reaproveitado para abrir o envelope de outra pessoa. E tem prazo: 24 horas por padrão, contadas a partir do envio. Depois disso a tela avisa que o link expirou e o destinatário pede um novo ali mesmo, que chega pelo mesmo canal.
O código de acesso tem prazo próprio e mais curto, 1 hora por padrão. Os dois prazos valem para a empresa inteira e ficam em Configurações, Envelopes, nos campos Tempo de expiração dos links e Tempo de expiração dos tokens. Nenhum dos dois se confunde com o prazo do envelope, que é contado em dias e encerra a assinatura de vez.
Autenticações avançadas
Abaixo dos canais fica o grupo Autenticações avançadas. Tudo ali é opcional, soma-se ao código de acesso e nunca substitui o código. Um destinatário com Selfie ou Documento oficial exigido continua precisando informar o código que chegou por e-mail ou WhatsApp.
Os métodos disponíveis hoje são dois, e podem ser exigidos juntos do mesmo destinatário:
- Documento oficial: registra no dossiê a cópia do documento de identidade que o signatário apresentou. Ele escolhe na hora da assinatura qual documento tem em mãos (RG ou CIN, CNH, CNH digital em PDF, outro documento) e envia as faces pedidas pela câmera, por uma imagem do aparelho ou por um arquivo PDF de até duas páginas.
- Selfie: registra no dossiê o rosto de quem assinou, no momento da assinatura.
O eBox Sign não lê nem confere o documento apresentado. Não há extração de dados, comparação com a selfie, consulta a bases de identificação nem envio a serviços externos. A cópia é guardada como prova de que aquele documento foi apresentado naquele momento, e o dossiê registra exatamente isso.
Os dois métodos acrescentam etapas à assinatura. Quando você exige os dois, o destinatário passa por elas nesta ordem: dados pessoais, documento, selfie e, por último, o código de acesso.
O controle Em breve, no fim do grupo, mostra os métodos que ainda estão em desenvolvimento: Selfie com documento, Assinatura manuscrita, Prova de vida, Biometria facial, Pix e Certificado digital. Eles aparecem para consulta e não podem ser marcados.
Por que um método aparece indisponível
Cada método carrega, ao lado do próprio nome, o motivo de não estar disponível. São três situações diferentes:
- Contrate: o método existe, mas não está incluído no seu plano. Clique no selo para ver os planos que incluem o método.
- Ativar: o método está incluído no seu plano e foi desligado nas configurações da sua empresa. Clique no selo para ir direto à configuração. Não há nada a contratar.
- Em breve: o método ainda não foi construído. Não há o que contratar nem o que ativar.
O Documento oficial e a Selfie entram a partir do plano Essencial. Cada um tem liberação própria, então um plano pode incluir um sem incluir o outro.
Um método indisponível não pode ser marcado, mas sempre pode ser desmarcado. Se um contato antigo guardou um método que você não pode mais usar, ele aparece marcado com o motivo e você consegue removê-lo.
A mesma escolha vale para os contatos
A lista de contatos oferece exatamente os mesmos métodos, agrupados do mesmo jeito. Um contato salvo com Selfie ou com Documento oficial propõe o método automaticamente no próximo envelope endereçado a ele. A regra do canal também vale ali: um contato sem nenhum canal marcado é recusado ao salvar. Veja Como gerenciar sua lista de contatos.
Dicas
- Dica: a exigência é definida por destinatário. Em um envelope com três pessoas, você pode pedir o documento de apenas uma delas.
- Dica: quem assina pelo computador é convidado a continuar no celular na etapa do documento. A câmera do computador costuma deixar as letras do documento ilegíveis.
- Importante: se o plano da sua empresa deixar de incluir um método, os envelopes já em andamento continuam valendo as exigências definidas no envio.
- Atenção: o SMS não é oferecido como canal de notificação nem como forma de entregar o código.